Executive Assistant (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d)
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Standort:
Stuttgart, Baden-Württemberg
Freiberuflich / Dienstvertrag
Job Ref:
BBBH124014_1794493141

**Executive Assistant (m/w/d) - Freelance-Projekt in Vollzeit**

**Standort: Region Stuttgart
Start: Ab sofort
Projektlaufzeit: 12 Monate mit Option auf Verlängerung
Arbeitsmodell: Hybrid - 3 Tage vor Ort, 2 Tage remote
Auslastung: Vollzeit (5 Tage pro Woche)
Beschäftigungsart: Freelance / Freiberuflich**

**AUFGABEN**

Sie sind die zentrale Schnittstelle für 3 bis 5 C-Level-Führungskräfte und halten ihnen in einer projektintensiven Phase den Rücken frei.

* Umfassendes Termin- und Kalendermanagement für mehrere Führungskräfte, inklusive Abstimmung und Priorisierung über alle Kalender hinweg
* Vorbereitung und Organisation von Führungskreis-Meetings, Gremiensitzungen und Projektrunden: Agenda, Unterlagen, Protokolle und Nachverfolgung offener Punkte
* Unterstützung in den laufenden Projekten: Koordination von Projektterminen, Nachhalten von Aufgaben und Status, Schnittstelle zu den Projektteams
* Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen auf Deutsch und Englisch
* Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, auch mit internationalen Standorten, Kunden und Partnern
* Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie interner und externer Veranstaltungen
* Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, inklusive Filterfunktion und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
* Weiterentwicklung von Office-Abläufen, Ablagestrukturen und Prozessen

**PROFIL**

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Weiterbildung im Office- oder Assistenzbereich
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Vorstandsebene, gern in einem international ausgerichteten Industrie- oder Technologieunternehmen
* Erfahrung darin, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen
* Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (absolutes Must-have)
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
* Ausgeprägte Organisationsstärke und souveränes Prioritätenmanagement, auch bei hoher Projektlast
* Diskretion, Loyalität und ein professionelles, verbindliches Auftreten
* Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen und Strukturen einzuarbeiten
* Verfügbarkeit ab sofort und Bereitschaft zu 3 Präsenztagen pro Woche

**DAS ERWARTET SIE**

* Eine verantwortungsvolle Rolle direkt an der Seite der Unternehmensleitung
* Einblick in zahlreiche strategische Projekte eines wachstumsstarken, international tätigen Unternehmens
* Ein Vollzeit-Projekteinsatz über 12 bis 18 Monate mit klarer Planungssicherheit
* Ein hybrides Arbeitsmodell mit 3 Tagen vor Ort und mobilem Arbeiten an den übrigen Tagen
* Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative, Struktur und Verlässlichkeit spürbar geschätzt werden